De Nieuwe Tuin. Dat is de naam van het kantoor dat pensioenuitvoeringsorganisatie PGGM eind 2027 in het stationsgebied van Utrecht gaat betrekken.
Aan het besluit om het huidige kantoor in Zeist, waar de organisatie sinds 1970 is gevestigd, te verlaten, liggen meerdere redenen ten grondslag, vertelt Arnold Veenema, Manager Facility Management & Real Estate, op een middag in maart in een van de vergaderzalen.
Thuiswerken: 13.000 m2 kantoor ongebruikt
Een daarvan betreft het feit dat door het toegenomen thuiswerken de kantoorruimte te groot is geworden. Van de beschikbare 40.000 m2 is momenteel zo’n 27.000 m2 in gebruik, aldus Veenema. Bedrijfsmatig en vanuit duurzaam gebruik gezien geen wenselijke situatie.
We willen absoluut naar een ‘net zero’-omgeving”
Hoge duurzaamheidsambities
Een andere reden heeft te maken met de duurzaamheidsopgave waar PGGM voor staat. ‘De organisatie heeft hoge ambities op gebied van duurzaamheid. We willen absoluut naar een ‘net zero’-omgeving, dus Paris Proof, en dat niet alleen qua gebouw maar ook in beheer en gebruik. Zo’n stap zou hier in Zeist wel mogelijk zijn, maar dan praat je over gigantische investeringen.’
Die duurzaamheidsambities van PGGM gaan overigens verder dan sec het gebouw, benadrukt Veenema. ‘Het heeft ook te maken met hoe medewerkers en stakeholders naar kantoor reizen. We zitten hier in Zeist een prachtige, lommerrijke omgeving. Alleen de openbaar vervoer-verbindingen zijn niet optimaal. Veel collega’s komen met de auto en dat heeft gevolgen voor je duurzaamheidsopgave. Als je dat wilt veranderen is vestiging vlakbij een primaire OV-locatie een veel betere keuze. Dan maak je op duurzaamheidsgebied een enorme stap.’
Aantrekkelijk werkgeverschap
En derde reden betreft de positie van de organisatie op de arbeidsmarkt. Voor zowel het behoud van medewerkers als het werven van nieuwe collega’s is een modern, duurzaam en gezond kantoor in een goed bereikbare, levendige en dynamische omgeving van groot belang, aldus Veenema.
‘Een kantoorlocatie met de beste OV-bereikbaarheid van Nederland in de directe nabijheid een verscheidenheid aan winkels, sportvoorzieningen, lunchrooms, terrasjes en dergelijke dat aan alle duurzaamheidseisen voldoet, is in het kader van aantrekkelijk werkgeverschap vandaag de dag belangrijk.’
Voordat het pand uit de jaren zeventig kan worden betrokken, is een enorme renovatie vereist”
Eisen nieuwe huisvesting
Deze drie redenen waren voor PGGM het sein om begin 2024 – na een ‘stay or go’-analyse en een financiële business case - te starten met een zoektocht naar een nieuwe locatie.
De eisen waren helder: het nieuwe onderkomen moest een bijzonder duurzaam, toekomstbestendig en flexibel in te delen kantoor worden, passend bij de organisatie en gelegen op een per openbaar vervoer uitstekend bereikbare locatie.
De Nieuwe Tuin, het kantoor van PGGM vanaf eind 2027, in hartje Utrecht, vanuit de lucht gezien.
De zoektocht naar een nieuwe locatie, waarbij PGGM werd ondersteund door CBRE, leidde vlak voor de zomer van 2024 tot een intentieverklaring om Zeist te gaan verlaten en te verhuizen naar een centraal gelegen locatie in Utrecht.
Een paar maanden later, het was inmiddels december, werd het huurcontract (24.000 m2) ondertekend voor het Gildenkwartier, een leegstaand pand dat inmiddels door de vastgoedontwikkelaar en PGGM is omgedoopt tot De Nieuwe Tuin.
Renovatie leegstaand kantoor tot De Nieuwe Tuin
Voordat het pand uit de jaren zeventig, een iconisch gebouw met zijn kenmerkende achthoekige vormen, kan worden betrokken, is een enorme renovatie vereist. Zo wordt het gebouw voorzien van een vernieuwde gevel, extra verbindingstrappen, een centrale patiotuin en meerdere daktuinen, met als resultaat een fraai uitzicht over de stad.
Verder is het doel het pand ‘Paris Proof’, zowel qua energie als materiaalgebruik, op te leveren en volledig te moderniseren qua zaken als binnenklimaat, akoestiek en integrale toegankelijkheid. Om dat niveau te bereiken moeten tal van maatregelen worden getroffen op bouwkundig en technisch gebied.
Huisvestingsprogramma: 4 deelprojecten
Om de verbouwing, en de uiteindelijke overgang van Zeist naar Utrecht eind 2027, in goede banen te leiden, is door een breed samengestelde projectgroep een omvangrijk huisvestingsprogramma opgesteld.
Het programma, genaamd ‘Vitruvius’, verwijzend naar een Romeinse architect en ingenieur en auteur van een handboek over bouwkunst, is onderverdeeld in vier deelprojecten.
Deelproject 1 gaat over de gebouwontwikkeling zelf. Tot december vorig jaar betrof dat vooral het huurcontract, sindsdien richt de focus zich op alles rondom het ontwikkelen van het gebouw. Project 2 staat eigenlijk los van De Nieuwe Tuin en heeft als centraal onderwerp de vraag: wat gaat er met de huidige locatie in Zeist gebeuren na het vertrek van PGGM?
Deelproject 3 betreft het interieur en het gebouwgebruik. Hier gaat het om het inbouwpakket, het meubilair en de dienstverlening die vanaf eind 2027 in het nieuwe kantoor wordt geleverd.
Transitieprogramma
Het vierde deelproject is het transitieprogramma. Het is misschien wel het belangrijkste onderdeel van Vitruvius, aldus Veenema. ‘Er komen voor medewerkers grote veranderingen aan, daar moet je aandacht aan besteden. In de tijden van het Nieuwe Werken hadden we het over Bricks, Bytes, Behavior & Belonging. Nou, hier gaat het dus echt om Belonging én Behavior; anders denken én doen.
Veenema geeft als voorbeeld de manier van reizen die flink gaat veranderen. ‘PGGM’ers zijn gewend om met de auto naar het werk te gaan. We beschikken in Zeist over een parkeergarage voor 900 auto’s. Straks reizen we met het openbaar vervoer. Dat zal wennen zijn. Of denk aan de werkomgeving zelf: PGGM’ers zijn gewend dat er altijd voldoende werkplekken zijn. Straks, in De Nieuwe Tuin, is er altijd voor iedereen een stoel beschikbaar. Maar er zal niet altijd voor iedereen een arbo-werkplek zijn. Daar moet je echt een veranderprogramma voor maken.’
Straks, in De Nieuwe Tuin, zal er niet altijd voor iedereen een arbo-werkplek zijn”
Grotere vloeroppervlaktes
Een van de aspecten die Veenema bijzonder aanspreekt in De Nieuwe Tuin betreft de gebouwstructuur en de grote vloeroppervlaktes. Hij is er van overtuigd dat het de organisatie gaat helpen om te komen tot meer onderlinge verbinding en samenwerking.
‘We beschikken momenteel over een groot kantoor, maar het zijn in feite allemaal kleine stukjes. Dat komt het contact tussen teams en afdelingen niet altijd ten goede. Het nieuwe kantoor kent grotere vloeroppervlaktes die onder andere door centrale verbindingstrappen in goede verbinding met elkaar staan. In zo’n ruimte kun je geborgenheid faciliteren door met kleinere gebieden te werken, maar tegelijk is er ook meer verbinding mogelijk doordat teams in de buurt van elkaar zitten en makkelijker contact kunnen leggen.’
Verschil eigendom en huur
Bijzonder voor PGGM is het feit dat, in tegenstelling tot de situatie in Zeist, het nieuwe kantoor in Utrecht een huurpand betreft.
‘Het casco bevindt zich in momenteel in de Definitief Ontwerp-fase, maar we hebben vanaf het Voorlopig Ontwerp al meegekeken en onze wensen ingebracht. We lopen in het hele ontwerpproces met de projectontwikkelaar mee zodat waar mogelijk onze wensen al zijn geïntegreerd in het casco ontwerp. Kijk, als je een kant en klaar pand huurt pas je je aan het gebouw aan. Maar nu is het anders. De verhuurder heeft belang bij een marktconform, rendabel gebouw zodat, wanneer wij zouden vertrekken, het weer makkelijk verhuurd kan worden. Ook voor wat betreft het inbouwpakket zijn we nauw betrokken en nemen we het voortouw. Dat pakket wordt door de aannemer van de gebouwontwikkelaar gerealiseerd. Dat is redelijk uniek, en heeft voordelen zoals meer snelheid, integraliteit en betere functionaliteit en kwaliteit.’
Participatie van medewerkers belangrijk
Belangrijke succesfactor voor een soepele overgang naar De Nieuwe Tuin wordt de participatie van PGGM-medewerkers, benadrukt Veenema. ‘De input van medewerkers is heel waardevol, niet alleen om te weten wat ze nodig hebben om hier straks fijn en goed te kunnen werken. Maar hun inbreng is ook belangrijk voor validatie van bijvoorbeeld een nieuw catering- en hospitalityconcept.’
Verder is het betrekken van medewerkers belangrijk voor de draagkracht, vervolgt Veenema. Om dat alles te organiseren is het ‘Vitruvius Forum’ in het leven geroepen. Medewerkers die zich daarvoor aanmelden kunnen over verschillende onderwerpen meepraten en hun mening geven. ‘Denk hierbij aan de sfeer & beleving, de inrichting en het gebruik van kleed- , douche en andere welzijnsruimten, maar ook aan restauratieve voorzieningen en mobiliteit‘.
Belangrijke succesfactor voor een soepele overgang naar De Nieuwe Tuin wordt de participatie van PGGM-medewerkers”
Ander sourcingmodel?
Een van de onderwerpen die de komende periode op facilitair gebied op tafel zal komen is het toekomstige sourcingmodel. Momenteel werkt PGGM met twee leveranciers: Sodexo voor de soft services en Spie voor de hard services. Omdat De Nieuwe Tuin een huurpand betreft zal een nieuw contract voor technisch beheer en onderhoud er heel anders uit gaan zien.
Veenema: ‘We gaan ons oriënteren op de vraag hoe we onze facilitaire dienstverlening willen gaan organiseren. Wordt het multiservices, single service of misschien een IFM-contract? Alle mogelijkheden staan open. Wat het uiteindelijk wordt zal in de toekomst duidelijk worden.’
Funda-moment
Wat Veenema dacht toen hij in de oriëntatiefase voor het eerst de documentatie over het Gildenkwartier doornam?
‘Toen we de eerste proposities ontvingen had ik niet verwacht dat deze locatie op de lijst terecht zou komen. Ik voelde in eerste instantie een Funda-momentje, in de zin van: je moet er doorheen kijken om de potentie te zien. Maar al snel werd ik heel enthousiast. Waarom? Het is een gebouw met karakter, mede door de achthoekige vormgeving. Het zijn grote vloeren, maar ook weer niet mega. Bovendien worden er elementen aan het gebouw toegevoegd, zoals twee houten optoppingen met fraai uitzicht over de stad, een nieuwe patiotuin op het dak van de Mediamarkt, een compleet nieuw atrium en een aparte ingang aan het stationsplein. En dan ook het idee dat je samen met de ontwikkelaar optrekt om er een voor onze organisatie mooi en passend kantoor van te maken, voor nu maar ook voor de toekomst. Die combinatie spreekt me aan. Het is niet de makkelijkste keuze, maar we hebben er alle vertrouwen in dat het allemaal gaat lukken.’
