Voor deze editie hebben we gesproken met Arjan Bosgraaf, Facilities Manager van de locatie van Just Eat Takeaway.com in Enschede.
1. Wat doen jullie om het kantoor aantrekkelijker te maken voor werknemers?
Voor een aantrekkelijke werkomgeving investeren we in het creëren van inspirerende en comfortabele werkplekken die aansluiten bij de behoeften van de medewerkers. Voorheen zaten zij verspreid over twee kleinere kantoren, maar door de verhuizing wordt er nu samengewerkt onder één dak. Sindsdien is de bezettingsgraad verder toegenomen.
Onze aanpak heeft de volgende drie uitgangspunten:
- Een goede basis. Van verstelbare bureaus en goed werkende schermen tot lekkere koffie en een prettige temperatuur, we zorgen ervoor dat de essentiële voorzieningen van ons kantoor in orde zijn.
- Het kantoor moet een plek zijn waar medewerkers zich thuis voelen. Ruimtes waar collega’s rustig kunnen werken, wisselen we af met gezellige zitjes met banken waar je even kunt bijkletsen. Ook gebruiken we veel groen en planten voor een huiselijke sfeer.
- Verschillende taken vereisen verschillende omgevingen. Daarom bieden we een mix van ruimtes, waaronder focusplekken en stille zones voor geconcentreerd werk en voldoende mogelijkheden voor zowel kleine als grote samenwerkingen.
2. Hoe zorgen jullie dat thuiswerken en op kantoor werken goed samengaan?
Om te zorgen voor een optimale samenwerking tussen teams op kantoor, bieden we verschillende 'buurten' aan waar afdelingen zich kunnen vestigen. Om met buitenlandse collega’s of op andere locaties te kunnen samenwerken, zijn al onze samenwerkingsruimtes en vergaderzalen uitgerust met videobelinstallaties. Teams kunnen hybride vergaderingen starten, waardoor iedereen effectief kan deelnemen. Hierdoor verloopt de overgang tussen thuis en kantoor naadloos, ongeacht de locatie.
3. Welke verandering in jullie kantoor heeft echt goed uitgepakt?
Een van de meest succesvolle veranderingen in onze kantoorindeling is de doordachte verdeling en diversiteit van onze werkplekken en vergaderruimtes. Er is meer contact met je collega's, want je ziet ze gedurende de hele week wat meer in plaats van dat je maar net op dinsdag of donderdag je collega moet treffen. Er is geïnvesteerd in een mix van grotere vergaderzalen voor teammeetings, kleinere overlegruimtes en phone booths. Alle ruimtes zijn voorzien van alle benodigde apparatuur voor geconcentreerd bellen en korte overleggen. Dit sluit beter aan op de uiteenlopende werkbehoeften en verhoogt het comfort en de efficiëntie van het werken.
Daarnaast hebben we gekozen voor open kantoorvloeren, maar met een indeling in kleinere groepen. Dit creëert openheid en verbondenheid, terwijl we een knusse en overzichtelijke sfeer houden. Hierdoor voelen collega’s zich niet overweldigd door een grote, onpersoonlijke ruimte.
Verder is er sinds de verhuizing naar één pand een sterkere onderlinge band en een betere informele kennisuitwisseling ontstaan. Hier heeft de kantine ook positief aan bijgedragen: het fungeert niet alleen als plek om te lunchen of om koffie te halen, maar ook als informele ontmoetingsplek.
Een van de meest succesvolle veranderingen is de verdeling en diversiteit van onze werkplekken en vergaderruimtes”
4. Hoe zetten jullie technologie in voor efficiënt (ruimte)gebruik van het kantoor?
We zetten datagedreven oplossingen in om inzicht te krijgen in hoe onze ruimtes daadwerkelijk worden benut. Dit doen we bijvoorbeeld door middel van werkpleksensoren, die data genereren over de bezetting. Zo krijgen we inzicht in de populaire zones en de fluctuaties in gebruik gedurende de dag. Dit is essentieel voor de optimalisatie van ons 'neighborhood plan'. Verder maken we gebruik van een check-in systeem, wat ruimteverspilling door no-shows voorkomt en de benutting van onze vergaderfaciliteiten optimaliseert.
Ook stelt data ons in staat om schoonmaakdiensten efficiënter aan te sturen. Denk bijvoorbeeld aan sensoren die in sanitaire ruimtes automatisch de voorraad van onder andere zeep en handdoekpapier monitoren. Zo hoeven facilitaire medewerkers niet handmatig te controleren of de dispensers moeten worden bijgevuld.
Werkplek in beeld: Just Eat Takeaway.com
5. Wat is de grootste uitdaging voor jullie werkplek op dit moment?
De grootste uitdaging ligt in het optimaal inzetten van kantoorruimte in een hybride tijdperk. Dit betekent dat we continu zoeken naar de juiste balans tussen de behoefte aan kantoorruimte en de realiteit van flexibel werken. Hier komen vragen bij kijken als: hoe gaan we om met variërende bezettingsgraden gedurende de week, zoals de vaak lagere bezetting op vrijdag? Hoe maak je het kantoor aantrekkelijk voor medewerkers die wél op kantoor zijn? Lage bezetting moet niet leiden tot een minder levendige of aantrekkelijke kantoorervaring.
Een specifieke uitdaging is het waarborgen van de visie achter het nieuwe kantoor, die gericht is op het creëren van een werkomgeving die aansluit bij de behoeften en het welzijn van de medewerkers. De faciliteiten en de inrichting moeten daadwerkelijk hun behoeften ondersteunen. Dit vraagt om een proactieve houding: actief luisteren, onderzoeken en, waar nodig, bijsturen om ervoor te zorgen dat de kantooromgeving optimaal aansluit bij de wensen van de gebruikers.
